Jesteś w: Manager » Design XXI wieku

Cykl życia biura

21.01.2015 22:47  Design XXI wieku
Cykl życia biura

Stworzenie nowoczesnego miejsca pracy nie polega już tylko na aranżacji przestrzeni,  ale na wykreowaniu habitatu odnajdującego się w czasie, w procesie ewolucji i  odpowiadającego na różne potrzeby, w tym finansowe i organizacyjne.


Przestrzeń biurowa to żywy organizm. Nie bez przyczyny mówi się o niej „środowisko”.  Takie wnętrze, z chwilą gdy powstaje na nie zapotrzebowanie, jak w przyrodzie, rozpoczyna swój cykl życiowy.
Biuro to szczególny rodzaj środowiska, w którym łączą się ze sobą potrzeby wielu stron: zarząd firmy chciałby połączyć maksymalną użyteczność z oszczędnościami, managerowie oczekują efektywności pracy zespołów, a pracownicy myślą przede wszystkim o funkcjonalności i komforcie swojej pracy. Architekt wnętrza pragnie nie tylko spełnić te oczekiwania, ale jeszcze nadać im piękną formę. Drogą do osiągnięcia tego celu, określaną przez synergię zarządzania i architektury wnętrz, jest cykl życia przestrzeni.

Rozpoznanie potrzeb firmy
Karol Darwin po latach badań doszedł do wniosku, że największe sukcesy odnosi nie ten organizm, który jest najsilniejszy, ale ten, który najłatwiej adaptuje się do zmian. Aby odnieść sukces w tworzeniu efektywnego środowiska pracy trzeba dokładnie określić, jakie są i jakie będą w przyszłości potrzeby jego użytkowników. To pierwszy z etapów cyklu życia biura.
Nowoczesne podejście wymaga metodycznego i dokładnego zbadania czemu ma służyć projektowane wnętrze. W Skandynawii i Europie Zachodniej eksperci od aranżacji wykonują w tym celu serie badań. Są to kwestionariusze badań ilościowych oraz wywiady prowadzone z kluczowymi osobami w firmie, decydentami i szefami poszczególnych zespołów oraz, co nie mniej istotne, z samymi pracownikami, czyli użytkownikami końcowymi. Takie rozpoznanie daje wgląd w oczekiwania na wszystkich poziomach, a także pozwala określić założenia, które są fundamentem do aranżacji.
Następnie bada się życie biura z punktu widzenia obserwatora zewnętrznego, konfrontując to, co mówią użytkownicy, z ich rzeczywistymi zachowaniami. Ludzie mają bowiem tendencję do przeceniania lub niedoceniania niektórych aspektów własnej pracy, na przykład czasu spędzonego przy biurkach, potrzeby pracy w skupieniu, wykorzystania sal konferencyjnych czy wagi spotkań nieformalnych oraz prac grup projektowych, a przede wszystkim rzeczywistej potrzeby wielkości powierzchni biura. Z takich badań powstaje rzeczywisty obraz sytuacji.

Projektowanie w oparciu o wiedzę
Architekt uzbrojony w wiedzę o kliencie, zarówno co do tego, jak ma funkcjonować oczekiwane środowisko pracy, jak i co do oczekiwanej efektywności wykorzystania powierzchni i kosztów, może zacząć drugi etap cyklu, jakim jest proaktywne projektowanie.
Zdobyta wiedza, choć wymaga dużej ilości specjalistycznej pracy, jest konkretną korzyścią także dla samej firmy. Gwarantuje ona, że przygotowywany projekt będzie spełniał oczekiwania, a każde rozwiązanie ma uzasadnienie w realnych potrzebach. Dzięki niej managerowie mogą określić, jakie zyski finansowe i organizacyjne odniosą z nowej aranżacji, np.: na ile zainwestowanie w podniesienie standardu mebli pozwoli na zmniejszenie wynajmowanej powierzchni, kosztów operacyjnych i pracowniczych, jak  podniesie się komfort i efektywność pracy oraz czy w danym przypadku leasing mebli będzie korzystny dla finansów firmy. Dla sukcesu projektu konieczne jest zaangażowanie w proces tworzenia powierzchni także samego klienta biznesowego. Takie proaktywne podejście pozwala już na bardzo wczesnym etapie wytworzyć zrozumienie dla proponowanej koncepcji i szczegółowo wytłumaczyć, dlaczego niektóre elementy aranżacji są niezbędne, a inne niekoniecznie muszą się znaleźć w ostatecznym projekcie.
Oczekiwania zarządu firmy co do wpływu na proces powstawania przestrzeni to także efekt ewolucyjnych zmian w relacjach między twórcą a ostatecznym odbiorcą. Aby ułatwić pracę na tym etapie dobrze jest skorzystać z pomocy konsultantów, dysponujących szeroką gamą rozwiązań meblowych, aranżacji ścian, podłóg i sufitów. Dla dobrej współpracy muszą oni także posiadać doświadczenie w badaniu behawioralnych potrzeb klienta i zarządzaniu biurem. Takie wsparcie ułatwia pracę i pozwala skupić się na tym, co w kreowaniu koncepcji przestrzeni jest najistotniejsze.

Realizacja projektu biura
„A co to za rokokoko? Miało być nowocześnie…” – łapie się za głowę bohater pewnej reklamy widząc, co może stać się z projektem wnętrza biurowego podczas jego realizacji. Etap trzeci w cyklu życia biura to fizyczna realizacja koncepcji. Tu powstają nie tylko ściany i wszystkie instalacje, ale także pusta przestrzeń jest wypełniana rozwiązaniami meblowymi. To krok do tego, aby powierzchnia, która żyła do tej pory w głowach twórcy i użytkowników, stała się realnym, fizycznym środowiskiem. A że diabeł tkwi w szczegółach, architekci coraz częściej samodzielnie nadzorują ustawienia biurek i szaf, mobilnych sal konferencyjnych czy przestrzeni wspólnych lub polegają na sprawdzonych partnerach.
Realizacja projektu to także wdrożenie użytkowników do korzystania ze stworzonej przestrzeni. Bardzo wiele nowoczesnych projektów wnętrz poniosło klęskę nie dlatego, że były złe, ale dlatego, że były za dobre, innowacyjne i opierały się na rozwiązaniach przyszłości.
Z drugiej strony, klient biznesowy oczekuje, aby aktywizacja nowego środowiska pracy wpisała się w jego proces zarządzania zmianą. Stąd tak wielka rola strony aranżującej powierzchnię biurową w realizacji, gdy z pomocą firm, które meblowały powierzchnię przeprowadza się prezentacje i ćwiczenia. Dzięki nim pracownicy odnajdą się w nowym biurze, będą potrafili korzystać z jego poszczególnych rozwiązań i zrozumieją, jak poprawia ono ich komfort pracy. Takie działanie jest szczególnie ważne w przypadku nowoczesnych biur opartych o filozofię Activity Based Office, gdzie stosuje się mobilne sale konferencyjne, hot deski, miejsca do spotkań nieformalnych, budki telefoniczne czy inne rozwiązania akustyczne, a także przeznacza przestrzeń socjalną do wsparcia efektywności pracy użytkowników. Wszystkie te aspekty muszą zostać wyjaśnione managerom i pracownikom firmy klienta – inaczej poczują się oni w nowej przestrzeni obco i odrzucą ją jako niesprzyjające środowisko.

Co dalej z przestrzenią?
Do tej pory najczęściej rola strony wykonującej aranżację kończyła się na nadzorze nad realizacją projektu. Jednak zmieniające się oczekiwania klientów i użytkowników spowodowały, że rola ta rośnie obejmując także to, co dzieje się z przestrzenią podczas całego okresu jej życia. Jak wiadomo, sukces odniesie ten, kto zaadaptuje się do zmian.
Etap czwarty cyklu życia biura, czyli utrzymanie powierzchni, można z kolei podzielić na dwa obszary. Pierwszy, czysto fizyczny, obejmuje oczywiste czynności, takie jak utrzymanie w czystości, naprawy i utrzymanie sprawnych mebli czy bieżącą obsługę najemcy. Wymaga on od managera zarządzającego biurem odpowiedniej wiedzy lub zlecenia opieki nad biurem firmie zewnętrznej.
Obecne coraz silniej kształtuje się również drugi obszar, który można nazwać  utrzymaniem koncepcyjnym powierzchni biurowej. Polega on na aktywnym  uczestnictwie twórcy zarówno we wprowadzeniu użytkowników do danego środowiska, jak i monitorowaniu zmian, jakie w nim potem zachodzą. Firmy i organizacje zmieniają się i ewoluują. Dobrze zaprojektowane wnętrze, oparte na dokładnej analizie potrzeb behawioralnych, organizacyjnych i kosztowych, pozwala na dokonywania korekt służących utrzymaniu koncepcji i wysokiej efektywności wykorzystania przestrzeni. Po roku użytkowania dokonuje się analizy zmian, jakie zaszły w organizacji w ostatnim czasie. Na tej podstawie proponuje się, zwykle niewielkie, korekty, dzięki którym środowisko pracy lepiej adaptuje się do nowej sytuacji.
Ewolucje zachodzące w firmach i organizacjach, czy to dotyczące sposobu pracy, wpływu nowych technologii, zmian pokoleniowych pracowników czy ewolucji biznesu, z czasem pogłębiają się. Wtedy powstaje potrzeba dokonanie większych zmian i przemodelowania środowiska pracy do nowych realiów lub wręcz zaproponowania kolejnego miejsca na przestrzeń do pracy. Zarząd firmy współpracujący z architektem wychwyci ten moment i może się rozpocząć kolejny etap: rozpoznanie potrzeb firmy. W ten sposób cykl życia powierzchni biurowej zamyka się i jednocześnie otwiera na nowo. Środowisko pracy, ten żywy organizm, odnawia się przez adaptowanie się do zachodzących zmian.
  • RSS
Dodaj artykuł do: Facebook Wykop.pl nk.pl blip.pl twitter.com

Komentarze

  

Dodaj komentarz

manager